Hướng Dẫn Tự Áp Dụng Iso 9001:2015 Cho Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ

 Doanh nghiệp của bạn quy mô khá nhỏ: dưới 10 nhân sự. Hoặc nhân sự cũng không có kinh nghiệm, trình độ…Tiêu chuẩn đối với bạn rất khó để tiếp cận. Bạn có thể tham khảo các bài viết trong cùng chủ đề để áp dụng ISO một cách bài bản. Tại bài viết này chúng ta sẽ thảo luận về việc áp dụng ISO một cách đơn giản nhất để có những hiệu quả nhất định. Mà có thể không cần chứng nhận bởi bên thứ 3.

I. Xác định mong muốn đạt được khi tự áp dụng ISO 9001:2015
Việc đầu tiên và tiên quyết bạn cần phải xác định mục đích/ mong muốn áp dụng ISO để làm gì?

Các mong muốn đó có thể bao gồm một hoặc tất cả các vấn đề sau:

• Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng (khả năng giao hàng đúng hẹn, tỉ lệ hàng lỗi trả lại thấp…).
• Đáp ứng các yêu cầu luật định- chế định (áp dụng ISO 9001 cho ngành sản xuất vật liệu xây dựng – QCVN 16:2019/BXD).
• Xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp (kiểm soát tốt hơn yếu tố đầu vào, kiểm soát đầu ra cho các quá trình sản xuất chính).
• Vấn đề của riêng bạn không giống với nội dung nào ở trên.

II. Lập kế hoạch thực hiện tự áp dụng ISO
Sau khi xác định được mục tiêu cụ thể của mình. Bạn cần lập kế hoạch thực hiện:

Phân công vai trò và trách nhiệm cho các nhân sự điều hành ISO (Ban ISO)
Có thể bổ nhiệm mỗi một bộ phận 1 nhân sự phụ trách:

• Soạn thảo các quy trình công việc của bộ phận mình.
• Thành viên của ban đánh giá nội bộ khi cần thiết.

⇒ Tài liệu chia sẻ: Mẫu quyết định thành lập ban ISO

Xác định công việc cần làm để giải quyết các vấn đề tại mục I

• Làm thế nào để giao hàng đúng hẹn: Phải lập kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất.
• Làm gì để kiểm soát đầu vào nguyên liệu: Xây dựng tiêu chuẩn nguyên liệu, thủ tục kiểm tra khi nhập hàng.

Đưa con số mục tiêu cụ thể cho từng quá trình để có thể đo lường

• Giao hàng đúng hẹn 98% các đơn hàng.
• Kiểm soát 100% nguyên liệu đầu vào.

Chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện

• Con người được đào tạo: Mô tả công việc của bản thân, tiêu chí đánh giá công việc đã hoàn thành, hướng dẫn thao tác công việc (nếu có).
• Máy móc thiết bị cần được lập kế hoạch và thực hiện: bảo dưỡng, hiệu chuẩn – kiểm định
• Cách thức báo cáo công việc, báo cáo nội bộ: Khi nào sử dụng email, khi nào phải dùng bản giấy, khi nào truyền miệng…

III. Thực hiện áp dụng ISO 9001 tại doanh nghiệp
Vận hành và áp dụng các quy trình ISO
Thực hiện áp dụng ISO 9001:2015 tất cả các công việc tại phần II dưới sự kiểm soát.

• Kiểm soát bằng: Thực hiện theo các hướng dẫn, quy định đã ban hành…
• Kiểm soát bằng: Người kiểm tra theo dõi (nếu cần).

Xác nhận kết quả đầu ra của các quá trình chính
Phải có biện pháp để xác nhận rằng các đầu ra của quá trình quan trọng đã đạt như mong đợi:

• Tiêu chuẩn bán thành phẩm.
• Tiêu chuẩn thành phẩm.
• Thỏa thuận dịch vụ…

Lưu giữ hồ sơ quan trọng
Lưu giữ các hồ sơ cung cấp rằng các đầu ra của từng quá trình quan trọng đã được thực hiện.

IV. Đánh giá hiệu quả việc tự áp dụng ISO 9001:2015
Mục đích của việc đánh giá là xác nhận hiệu lực và hiệu quả các công việc đã thực hiện. Từ đó đưa ra cơ sở để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

• Phải xác định trước tư tưởng rằng: mục tiêu của chúng ta là 10 điểm thì chắc chắn không đạt 10 điểm, đặc biệt là lần đầu tiên áp dụng ISO 9001.

Đo lường bằng cách:

• Tự đánh giá nội bộ các kết quả đạt được của các bộ phận hoặc quá trình.
• Thu thập thông tin từ phản hồi của khách hàng…

Tài liệu hướng dẫn: Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ

V. Cải tiến áp dụng ISO

• Tinh thần cải tiến là tinh thần sống còn của ISO: nếu chúng ta chỉ đánh giá và để đó thì năm này qua năm khác, tình trạng áp dụng ISO 9001:2015 vẫn như lần đầu áp dụng.
• Lãnh đạo cao nhất phải truyền đạt cho mọi người trong tổ chức hiểu rằng: Chúng ta cần cải tiến từng bước một, từng công việc một. Và chắc chắn năm nay chúng ta đạt điểm 5, năm sau sẽ là điểm 6, năm sau nữa sẽ là điểm 8.

Trên đây là gợi ý hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ cần thêm thêm thông tin để bắt đầu một kế hoạch bài bản.

Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng ISO 9001- Tìm hiểu các điều khoản ISO

Tái bút: Đoạn tóm lược vừa rồi bạn cũng đi hết 10 điều khoản ISO với cấu trúc đồng nhất (High-Level Structure) của các phiên bản ISO mới nhất: ISO 9001:2015; ISO 14001:2015; ISO 22000:2018; ISO 45001:2018… Thật đơn giản để nhớ 10 điều khoản ISO đúng không nào.